Bilansoft maakt en leest ook facturen in UBL 2.1 formaat en dat is goed nieuws want het betekent dat u met Bilansoft nu al de toekomst in huis haalt.
UBL is ongetwijfeld de “factuurtaal” van de toekomst. De meeste facturen die vandaag de dag digitaal opgemaakt en verzonden worden, zijn opgesteld in PDF: een handig formaat, want door iedereen bruikbaar, maar niet intelligent. PDF facturen zijn in feite niet meer dan een schermversie van de traditionele papieren factuur. Echt elektronisch factureren wordt pas mogelijk met UBL en Bilansoft is er helemaal klaar voor.
UBL is een gecodeerd bestand (in de ruimere taal XML opgesteld) die aan een aantal strikte regels voldoet. Dankzij deze regels is het mogelijk dat programma’s of systemen die deze regels ook hanteren probleemloos UBL facturen kunnen inlezen en interpreteren. In de praktijk gezien betekent dit, dat heel wat kenmerken van het factuur automatisch verwerkt kunnen worden:
- De leverancier
- De klant
- Algemene gegevens zoals factuurnummer, datums, betaaltermijnen,…
- Financiële totalen (netto en bruto bedrag, btw,…)
- Factuurlijnen met detailgegevens (lijndetail, aantal, bedrag, btw tarief),…
- Kortingen
- Etc…
Momenteel is UBL nog niet algemeen ingeburgerd. Maar daar komt zeker verandering. De Belgische overheid bij voorbeeld eist dat facturen bezorgd worden in UBL formaat.
Hieronder enkele concrete gebruikstips.
UBL Facturen Versturen
Hier hoeft u eigenlijk niets voor te doen. Als u een factuur per e-mail verstuurd, kunt u het UBL bestand samen met de PDF toevoegen. Deze optie is standaard aangeklikt. Enkel als u het UBL bestand niet mee wil sturen moet u deze optie uitzetten. Weet echter dat uw klanten die eveneens UBL kunnen verwerken (en hun aantal zal groeien) het UBL bestand bijzonder zullen waarderen. Het bespaart hen immers veel werk.
Als u uw klant een download link opstuurt en zelf de factuur laat downloaden (wat op zich heel wat voordelen biedt, want u weet dan precies of en wanneer hij/zij het factuur gezien heeft) kan deze er standaard voor kiezen om de PDF of de UBL versie te downloaden:
UBL Facturen Ontvangen
As u een factuur in UBL formaat ontvangt, kunt u dit gewoon opladen zoals een klassieke PDF. Bilansoft herkent automatisch dat het om een UBL bestand gaat en zal dit vervolgens automatisch verwerken.
Enkele opmerkingen:
- In de meeste UBL facturen zit ook een PDF verwerkt, met andere woorden, na verwerking van de UBL beschikt u ook over een PDF van de ingekomen factuur.
- Het verwerken lukt enkel als het UBL bestand dat u ontvangt correct opgemaakt is. Daarom altijd goed nakijken!
- U herkent een ubl bestand aan de extensie “.xml”. Maar er zijn ook .xml bestanden die niet aan de UBL norm voldoen. Deze zullen dan ook niet correct verwerkt kunnen worden. Bilansoft zal in dat geval proberen de gegevens zo goed mogelijk te herkennen, echter zonder garantie op succes.