FAQ

• Voor wie is Bilansoft bestemd?

  Bilansoft is een online facturatie en administratie oplossing, speciaal geschikt voor zelfstandigen en KMO's. 

  Wat Bilansoft zo ideaal maakt voor deze doelgroepen:

  • BIjzonder eenvoudig in gebruik
  • Desondanks uitgerust met tal van geavanceerde mogelijkheden
  • Werkt volgens boekhoudkundig correcte principes
  • Voordelig: voor een kleine prijs besteed je meer tijd aan je business!
• Kan ik met Bilansoft abonnementen beheren of vaak terugkerende facturen maken?

  Bilansoft heeft een eenvoudig te beheren systeem waar je abonnementen of zogenaamde periodieke facturen kunt invoeren.

  De formulering op de facturen laat toe om variabelen te gebruiken die zich aanpassen aan de facturatiedatum (bv namen van maanden, jaartallen...). Je bepaalt ook zelf de periodiciteit: per maand, kwartaal, per jaar, enz.

  Bilansoft doet de rest: je periodieke facturen worden automatisch voor je klaargezet - enkel versturen doe je zelf.

• Kan ik Bilansoft aanpassen volgens mijn voorkeuren?

  Bilansoft werkt zoals jij het wenst!

  Bilansoft kun je helemaal finetunen en personaliseren volgens je eigen voorkeuren en wensen. Al deze zaken hebben we verzameld in de Bilansoft Instellingen Module. Deze is onderverdeeld in verschillende thema's: Account, Facturatie, Huisstijl, enz. Hier kun je de werking van elk onderdeel gedetailleerd instellen.

  Dat gaat van hoe de factuurnummering moet verlopen, hoe vaak er herinneringen moeten gestuurd worden en of dit automatisch moet gebeuren, de opmaak en inhoud van je facturen, etc.

  Bovendien kun je bepaalde Bilansoft modules aan- of uitschakelen, afhankelijk van de vraag of je deze wil gebruiken of niet.

  Bilansoft past zich aan, zodat jij dat niet hoeft te doen!

• Waarom is Bilansoft zo tijdbesparend?

  Tijd besparen doe je met Bilansoft op héél wat vlakkken:

  • Eerst en vooral: een factuur maken is echt peanuts: in no time is het klaar en verzonden.

  • Je hele workflow is logisch en perfect gekoppeld: van offerte over leveringsbon tot factuur, betaalopvolging, boekingen: alles vloeit vanzelf in elkaar over, zonder dat je 2 keer hetzelfde moet ingeven.

  • Betalingen van inkomende én uitgaande facturen kunnen automatisch geregistreerd worden, simpelweg door de koppeling met je bank. Zelfs als het deelbetalingen betreft!

  • Factuur niet betaald? Stuur herinneringen direct vanuit Bilansoft in enkele seconden. Of beter nog, laat Bilansoft dit helemaal automatisch voor jou doen, je hoeft er zelf geen tijd in te steken.

  • Incasso: heb je toch een klant die hardnekking weigert te betalen? Stuur met één muisklik een dossier voor één of meerdere facturen door naar de Incasso-Team incassodienst. Gegevens invoeren, facturen opsturen etc. is niet nodig: zij krijgen alle gegevens doorgestuurd en doen al het nodige.

  • Dank zij de Product catalogus voer je automatisch correcte artikelgegevens en prijzen in op offertes, facturen, leveringsbons etc.

  • Gebruik “tekstknipsels” om veel gebruikte formuleringen met één beweging in te voeren in je facturen

  • Volg (als je dat wenst) je artikelvoorraad op en vergeet nooit meer iets te bestellen

  • Rapportering: Bilansoft geeft met één druk op de knop altijd real time overzicht van je stand van zaken. Verlies dus geen tijd meer met opzoekingen, overzichten maken, etc.

  • Werk je met abonnementen, vaste onderhoudscontracten of periodieke facturen? Met de abonnementen module van Bilansoft kun je de facturen volledig automatisch laten klaarzetten.

  • Gelijkaardig factuur te maken als een voorgaande? Gebruik de “dupliceer factuur” optie en pas aan waar nodig.

  • Twee conceptfacturen voor dezelfde klant? Voeg ze in één operatie samen tot één enkel factuur.

  Maar goed, zo kunnen we nog wel een tijdje doorgaan: Bilansoft zit echt vol met tijdbesparende ideeën en shortcuts. De beste manier om erachter te komen is via een gratis Bilansoft account!

• Kan ik mijn eigen briefpapier of huisstijl gebruiken voor mijn facturen en andere documenten?

  Bilansoft biedt je alle flexibiliteit die je maar wenst voor de opmaak van je facturen en andere documenten.

  Heb je een eigen briefhoofd, dan kun je dat eenvoudig opladen naar je account en als basis gebruiken. Is dat niet het geval, dan kun je met de Bilansoft opmaak module zelf je briefpapier creëren in een handomdraai, inclusief je eigen logo als je dat hebt.

  De opmaak module biedt keuze uit diverse templates: zakelijk, creatief, kleurrijk... Verder bepaal je zelf waar alle elementen van je factuur geplaatst worden. Het resultaat: perfect opgemaakte facturen en andere documenten die je zaak gegarandeerd een professionele uitstraling geven.

• Kan mijn boekhouder met Bilansoft werken?

  Met Bilansoft kun je een aparte account aanmaken voor je boekhouder.

  Hij of zij heeft dan volledige toegang tot de gegevens die boekhoudkundig van belang zijn: uitgaande en ingekomen facturen, betaalgegevens, omzetrapporten, BTW aangiftes, grootboekrekeningen etc.

  Je kunt als je dat wil jouw en de taken van je boekhouder verdelen zoals je dat wenst. Jij maakt bij voorbeeld de offertes en uitgaande facturen en je voert de basisgegevens van je ingekomen facturen in, je boekhouder controleert het geheel, volgt betalingen op of stuurt herinneringen uit, etc.

  Bilansoft werkt zoals jij het wil!

• Ik ben in meer dan één bedrijf actief. Kan ik meerdere administraties beheren?

  Met Bilansoft kun je als gebruiker een onbeperkt aantal organisaties toevoegen. Deze kun je vervolgens apart beheren, met één en dezelfde account, gewoon door van de ene organisatie naar de andere te switchen. Je hoeft dus niet telkens apart in te loggen.

  Ben je als accountant of freelancer actief in meerdere bij Bilansoft geregistreerde bedrijven, dan kan de beheerder je als gebruiker toevoegen in zijn of haar eigen organisatie. Bij elk bedrijf heb je dan de rechten die passen bij jouw profiel daar. Zo is het mogelijk om bij de ene organisatie eigenaar/beheerder te zijn, terwijl je bij een ander bedrijf administratie of project medewerker bent.

• Kan ik met Bilansoft ook ingekomen facturen of rekeningen boeken?

  Als je een factuur, bonnetje of rekening hebt, kun je die heel eenvoudig invoeren, gekoppeld aan de juiste leverancier en de correcte uitgaven categorie van je boekhouding.

  Naast de leverancier voer je zaken in als de factuur en vervaldatum, en de betaalreferentie (bij voorbeeld gestructureerde mededeling). Als je later je bankrekeningen inleest, worden die meteen correct afgeboekt op het juiste factuur!

  Naar keuze kun je ook een PDF toevoegen, zodat je meteen een digitaal archief hebt van alle inkomende facturen. Weg met de papiermolen dus!

• Is Bilansoft boekhoudkundig correct?

  Hoewel Bilansoft geen volledig boekhoudprogramma is, bevat het alle functies om inkomsten en uitgaven, financiële verrichtingen, BTW gegevens, kortom alles waar je als bedrijfsleider mee geconfronteerd wordt, boekhoudkundig correct te verwerken.

  Uitgaande en ingekomen bedragen kunnen naar eigen inzicht opgesplitst worden volgens je gebruikte boekhoudrekeningen. Hetzelfde geldt voor de gebruikte BTW-codes en het verwerken van de bankgegevens.

• Kan ik met Bilansoft rekenen op hulp of support? Wat als ik een vraag of probleem heb?

  We hebben heel hard ons best gedaan om werken met Bilansoft zo vlot en aangenaam mogelijk te maken.

  Niettemin komt er bij factureren, betalingen registreren en alle administratie errond heel wat kijken. Het aantal functies is ook heel uitgebreid... Daarom willen we er echt alles aandoen om je op allerlei manieren te informeren en te ondersteunen.

  Er zijn diverse manieren waarop je hulp of ondersteuning kunt krijgen:

  • Er is een apart Info/Hulp menu, waar je links vindt naar alle onderdelen die je ondersteuning kunnen bieden
  • Midas heeft een volledige Hulp en Handleiding module waar alles goed wordt uitgelegd.
  • Op elke pagina is er een "Paginahulp" voorzien, waarin wordt uitgelegd wat je op de betreffende pagina kunt doen
  • Daarnaast vind je naast specifieke pagina-onderdelen ikoontjes waarmee je uitlegt krijgt over specifieke functies
  • En last but not least: er is een support formulier waarin je de vragen kunt stellen die je toch nog zou hebben. Daarop krijg je dan binnen de kortste keren antwoord van ons support team!
• Kunnen mijn medewerkers ook met Bilansoft werken?

  Met uitzondering van het Free pakket kun je met meerdere gebruikers koppelen aan dezelfde onderneming. De account beheerder kan bovendien voor elke medewerker het gebruikersniveau instellen.

• Zijn mijn gegevens bij Bilansoft wel veilig?

  Uiteraard hebben we ervoor gezorgd dat jouw gegevens perfect veilig verstuurt en opgeslagen kunnen worden bij Bilansoft.

  • Eerst en vooral verloopt alle communicatie tussen jouw PC of toestel en Bilansoft via een zogenaamde SSL verbinding. Deze zorgt ervoor dat alle gegevens met een krachtige sleutel geëncrypteerd worden en dus voor anderen onleesbaar zijn. Dat je een veilige SSL verbinding hebt merk je aan het slotje vooraan de adresbalk van je browser.
  • Bilansoft heeft een heel veilige aanpak voor wachtwoorden. Deze worden nooit als zodanig opgeslagen, maar eerst versleuteld en dan pas bewaard. Niemand, ook wijzelf niet, kan dus jouw wachtwoord achterhalen. Als je aanmeldt wordt het door jouw ingevoerde wachtwoord via een geheime sleutel en een encryptiesysteem vergeleken met een versleutelde versie.
  • Onze servers zijn (uiteraard) optimaal beveiligd tegen alle soorten incidenten, gaande van hardware defecten tot stroomuitval, overstromingen of andere calamiteiten. Eerlijk gezegd zijn zelfs de meeste grote bedrijven minder goed beveiligd dan ons datacenter. En mocht er dan toch iets onvoorziens gebeuren: onze backup systemen maken elk uur een volledige backup van alle gegevens, die bovendien op een andere locatie (meer dan 100km verwijderd van de hoofdlocatie) wordt opgeslagen. Dus zelfs in het geval van een onverhoopt rampscenario beschikken we altijd over een hele reeks recente backups!
• Ik weet niet zeker welk plan voor mij het best is. Kan ik dat later nog wijzigen?

  Je kunt Bilansoft zowel upgraden naar een hoger plan, als downgraden naar een lager plan.

  Upgraden naar een hoger plan: als je een hoger plan kiest, wordt je nieuwe formule onmiddellijk geactiveerd. Het nog niet opgebruikte gedeelte van je vorige abonnement krijg je terugbetaald. Dit bedrag wordt verrekend op de factuur van je nieuwe abonnementformule.

  Downgraden naar een kleiner plan: Wil je de huidige abonnement omzetten naar een kleinere abonnementsformule, dan neemt deze automatisch een aanvang na afloop van je huidige plan.

• Ik zie dat er met Bilansoft echt heel veel kan, maar ben ik verplicht om dat ook allemaal te gebruiken?

  Een veel gestelde vraag: de mogelijkheden van Bilansoft zijn inderdaad heel uitgebreid, maar niet iedereen heeft alles nodig. Geen nood, je kunt gewoon gebruiken wat je wil en rest negeren...

  Geef je minder om de boekhoudkundige details? Dan kun je gewoon de modules boekhoudperiodes en boekhoudcategorieën uitschakelen. Bilansoft valt je er dan niet mee lastig.

  Geen voorraadbeheer nodig? Schakel die optie gewoon uit in je Instellingen.

  En wil je enkel facturen uitsturen maar geen inkomende facturen? Geen probleem, het is niet nodig voor de goede werking.

  Let wel: hoe minder je van Bilansoft gebruikt, hoe minder je eruithaalt. Zo kunnen BTW-aangiftes of andere rapporten niet correct gemaakt worden als je je ingekomen facturen niet inboekt. Hoe belangrijk je dat vindt, dat bepaal je gewoon zelf!

• Wat als ik met Bilansoft wil stoppen?

  Onwaarschijnlijk denken wij, maar uiteraard zorgen we ervoor dat onze klanten hun totale vrijheid behouden. Wil je met Bilansoft om welke reden dan ook stoppen, dan maken we voor jou een dossier aan met alle gegevens die je hebt aangemaakt in Bilansoft: Facturen, offertes en andere documenten, Ingekomen Facturen, Betaalgegevens etc.

  Deze data wordt ter beschikking gesteld in een eenvoudig verder te verwerken formaat (Excel, CSV,...)